"Für mich geht es bei New Work um die intelligente Verknüpfung zwischen der Arbeit und der Zusammenarbeit"
– Ann-Kathrin Müller, Director Business Development bei der ASC Technologies AG
Die Digitalisierung bedingt eine Neuorganisation von Arbeit und Hierarchien. New Work Transformation verlangt nach völlig neuen Ansätzen. Ann-Kathrin Müller zeigt im Gespräch die Möglichkeiten, Chancen und Herausforderungen auf.
Wohin entwickelt sich die Art des Arbeitens im Zuge der Digitalisierung?
Digitalisierung bedeutet für mich zunächst ein Rückgang analoger Daten und deren traditionelle Verwendung, zugunsten zunehmender virtueller Informationen und deren Verarbeitung. Diese Entwicklung wird die Arbeitswelt auf verschiedene Weise verändern. Neben der Entstehung von neuen Geschäftsmodellen und Wettbewerbsstrukturen, werden sich auch die Arbeitsinhalte und die Organisation von Produktions- und Arbeitsprozessen maßgeblich wandeln. Für mich bedeutet das vor allem eine freiere Form des Arbeitens. Dadurch, dass Daten virtuell von überall aus zugreifbar sind, werden sich auch die Arbeitsweisen hin zu mehr Handlungsfreiheit sowie zeitlicher, räumlicher und organisatorischer Flexibilität entwickeln. Viele sprechen hier von New Work oder Arbeit 4.0.
Was genau verstehst Du unter New Work?
Der Begriff New Work wird heute in sehr vielen Zusammenhängen verwendet und lässt sich meiner Meinung nach auch sehr breit fächern. Geht man von dem ursprünglichen New Work Gedanken nach Frithjof Bergmann aus, dann entsteht New Work nicht einfach, wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter mit neuen Technologien wie Tablets und Smartphones ausstatten. Es gehört mehr dazu. New Work beginnt mit der Frage, was wir erreichen wollen und ist das Ergebnis eines langen, begleiteten Prozesses. Menschen sollen ihre eigene Persönlichkeit in ihre Arbeit einfließen lassen. Das Wohl der Mitarbeiter ist dabei genauso wichtig, wie die neuen Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation.
Was heißt das konkret für die Transformation der Arbeit?
Moderne Technologien ermöglichen eine veränderte Form der Zusammenarbeit. Im Zusammenhang mit New Work fallen daher immer wieder die Begriffe wie Collaboration, ortunabhängiges Arbeiten, Work-Life-Balance oder Agilität. Für die Zusammenarbeit werden neue Arbeitsmittel wie z.B. Collaboration Tools eingesetzt. Denn es geht auch vermehrt darum, wie man sich als Team räumlich organisiert. Heute findet nicht mehr das komplette Berufsleben innerhalb der klassischen Bürowände statt. Mitarbeiter und Teams sind teilweise auf der ganzen Welt verstreut und nur über E-Mail, Smartphone oder andere mobile Kommunikationsformen erreichbar. Arbeitskonzepte, wie Home-Office, mobile Arbeitsplätze oder Co-Working Spaces halten vermehrt Einzug in das Arbeitsleben. Und gerade die jüngere Generation legt immer mehr Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance. Das Trendwort Agilität bezieht sich darauf, flexibel und darüber hinaus proaktiv, antizipativ und initiativ zu agieren, um notwendige Veränderungen einzuführen.
Letztendlich geht es für mich bei New Work um die intelligente Verknüpfung zwischen der Arbeit und der Zusammenarbeit. Hier muss man als Unternehmen über die für sich besten Möglichkeiten nachdenken und dahingehend Änderungen anstoßen.
Wer im Unternehmen muss die New Work Transformation vorantreiben oder zumindest anstoßen?
Der Anstoß an sich kann sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer kommen. Für den Erfolg ist aber wichtig, dass beide Parteien gleichermaßen das Thema treiben wollen. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer müssen bereit sein den Wandel mitzugehen. Die Absichtserklärung, Dinge ernsthaft zu thematisieren und zu verändern, muss aber letztlich von der Geschäftsleitung kommen. Mitarbeiter müssen aus ihrer Komfortzone heraus, ihre oftmals festgefahrenen Arbeitsgewohnheiten ablegen und bereit sein sich auf etwas Neues einzulassen. Gleiches gilt auch fürs Management.
Wo greift man ein, um im Sinne des New Work Gedankens etwas zu verändern?
Für mich spielen drei Hauptfaktoren hinein: Menschen, Räume und Technologien. Bei den Menschen geht es um zugrundeliegende Werte sowie um die Führungs- und Arbeitskultur. Bei den Technologien geht es um die Hilfsmittel zur Kommunikation und Wissensvermittlung bzw. das Teilen von Wissen. Räume sind im Prinzip Infrastrukturen, die bestimmen, welche Arbeitsszenarien für unterschiedliche Tätigkeiten und Anforderungen innerhalb und außerhalb des eigenen Büros zur Verfügung stehen.
Wie setzt man einen solchen Wandel um?
In der ersten Phase der digitalen Transformation versucht man meistens, Bestehendes schneller, besser und effizienter zu machen. In der nächsten Phase geht es dann um ganz neue Lösungen, Szenarien und Haltungen. Hier sollte basierend auf der Unternehmensstrategie und der Differenzierung gegenüber Mitbewerbern zunächst die eigene Kultur hinterfragt werden. Entsprechend eng muss die Transformation mit der Unternehmensstrategie und -entwicklung abgestimmt sein. Es braucht also eine konkrete Planung und ein gewissenhaftes Reflektieren der Konsequenzen.
Welche Konsequenzen haben diese Entwicklungen? Also wie verändert New Work Führung bzw. Unternehmenskultur und was bedeutet das für Mitarbeiter?
Heute ermöglichen die neuen Technologien mehr Autonomie. Wir sind viel unabhängiger und mobiler. Bei dieser Flexibilisierung geht es allerdings nicht nur um Vorteile für die Mitarbeiter. Vielmehr geht es um den Wandel hin zu einer Kultur, die von mehr Eigenverantwortung geprägt ist. Dieser Kulturwandel hilft die Mitarbeiter zu motivieren und ihre Kreativität zu wecken. Sie müssen mitdenken und nicht einfach nur ausführen. Allerdings erhalten sie dafür auch mehr Vertrauen. Der Arbeitgeber muss zum Beispiel dem Arbeitnehmer vertrauen, dass dieser im Home-Office auch seine Aufgaben erledigt. Doch da mache ich mir weniger Sorgen, denn es gibt zahlreiche Studien, die zeigen: Menschen, die in den Genuss eines Vertrauensvorschusses kommen, zahlen dieses Vertrauen mit sehr viel Engagement zurück.
Auf der anderen Seite kann über solche neuen Arbeitskonzepte aber auch eine Distanz entstehen, die dann das Entstehen oder Bestehen einer Unternehmenskultur behindert. Denn wenn jeder von zu Hause arbeitet oder auch innerhalb des Büros nur noch mit Tools kommuniziert, fehlt die persönliche Interaktion und Nähe, die normalerweise nur durch die persönliche Anwesenheit entsteht. Allerdings glaube ich, dass sich auch über Distanzen eine Unternehmenskultur entwickeln kann. Dafür muss man aber auch Präsenztermine, Veranstaltungen oder Ähnliches bewusst einführen.
Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen?
Die Herausforderungen, denen sich ein Unternehmen stellen muss, sind die vielfältigeren Erwartungshaltungen von Mitarbeitern an ihren Arbeitgeber. Dadurch wird es zunehmend schwerer, Maßnahmen auf bestimmte Mitarbeitergenerationen anzupassen. Weitere Herausforderungen sind neue Anforderungen gegenüber der eigenen Strategieentwicklung, Innovationsanforderungen und Kundenprozessen.
Ich glaube es ist wichtig, dass bei der Umstellung auf neue Arbeitsformen nichts überstürzt wird – es muss auch langfristig gedacht werden. Es sollten nicht nur die Vorteile abgewägt werden, sondern auch die Konsequenzen und der konkrete Nutzen. Zudem muss die Mitarbeiterführung auch auf einer persönlichen Ebene gestaltet werden, um allen Mitarbeiter – egal ob im Home-Office, in einem anderen Land oder im Büro nebenan – immer wieder das Ziel vor Augen zu halten. Das alles sind große Herausforderungen, die es zu berücksichtigen gilt.
Welche Werkzeuge gibt es, um die Arbeit moderner, schneller und besser machen?
Ein großes Thema ist natürlich die Cloud. Dank der Cloud kann man zu jeder Zeit, an jedem Ort und von jedem beliebigen Gerät aus arbeiten. So hat sich die Arbeit nicht nur vom Ort, sondern auch von den Geräten gelöst. Wir können uns also wieder auf die Inhalte konzentrieren. Es gibt zudem mobile Arbeitsplätze, Smartphones, Dokumenten-Management-Systeme, Customer-Relationship-Management-Systeme, Chatplattformen, Collaboration-Tools und vieles mehr.
Unabhängig von den verschiedenen Tools, die es für „modernes Arbeiten“ gibt, ist es vor allem wichtig, dass sich Unternehmen klar werden, dass eine Firma nicht nur aus dem Büro geführt werden kann. Sie müssen begreifen, dass das Büro im Prinzip auch nur ein Werkzeug der Kollaboration ist.
Was macht für Dich ein gutes Tool aus?
Ein gutes Tool funktioniert ganz ohne Verzögerung. Das heißt, es weist eine einfache, intuitive Oberfläche auf, die ich sofort bedienen kann. Das Arbeiten ist somit geräteunabhängig – und das problemlos von überall und zu jeder Zeit. Außerdem muss eine Vernetzung mit anderen Programmen möglich sein. Auch sollten regelmäßige Updates bereitgestellt werden, um Bugs zu vermeiden und Aktualität zu gewährleisten. Schlussendlich ist auch eine möglichst hohe Akzeptanz des Tools essentiell, denn was bringt mir ein tolles Programm, wenn es keiner nutzt.
Hast Du ein persönliches Lieblingstool?
Ganz klar: Microsoft Teams! Teams vereinfacht die Arbeitsweise enorm, da verschiedene Bereiche der Arbeit auf einen Blick erkennbar sind. Zudem ist die Benutzerfläche sehr ansprechend. Für mich als frischgebackene Mutter ist es von besonderem Vorteil, dass ich Teams von zuhause für meine Arbeit nutzen kann. Ich habe immer Zugriff auf alle Daten und kann bequem alle Office-Anwendungen nutzen, die an Teams gekoppelt sind.
Aber vor allem sind es die unkomplizierten Meetings und die Möglichkeit die Dokumente zu teilen, die die Arbeit vereinfachen. Unser Interview gerade ist ein perfektes Beispiel: Wir sprechen über Teams, schauen gemeinsam gleichzeitig von zwei verschiedenen Orten auf Dokumente, teilen diese, bearbeiten sie gemeinsam und zeichnen zugleich unser Gespräch auch noch auf. Das ist für mich New Work!
